2017 Kontrollutvalg

KONTROLLUTVALGETS RAPPORT
Årsmøte Svennes Utmarkslag SA – den 7. april 2017

Kontrollutvalget konkluderer etter årets gjennomgang med at det er tilfredsstillende drift og god kontroll.
Videre vurderes det å være god forretningsførsel med et velfungerende styre.
Etter årets gjennomgang ønsker kontrollutvalget å komme med følgende kommentarer og innspill:

• Regnskap og økonomi:Et betydelig bedret regnskapsresultat med positiv utvikling både for reduserte kostnader og økte inntekter. Kontrollutvalget opplever at flere tiltak er gjennomført for å oppnå dette.

«Regnskapshonorar» og «forretningsførsel»:
Disse postene er betydelig redusert i regnskapet for 2016 ift. 2015. Kontrollutvalget ser dette som positivt, og oppfatter det slik at styret har overtatt store deler av utmarkslagets forretningsførsel. Ut  fra det kontrollutvalget erfarer ved årets gjennomgang, vurderes kvaliteten på forretningsførselen fortsatt å være tilfredsstillende etter endringen.
Som nevnt i fjorårets rapport bemerker vi også i år at styrets innsats i dette bildet må basere seg på frivillighet og ønsker fra utmarkslagets styremedlemmer, og vil trolig kunne variere ut fra styrets sammensetning/valgperioder. Vi foreslo i fjorårets rapport at for å forsvare denne merbelastningen på styremedlemmene skulle styret komme med forslag til timepris for utført arbeid med vurdering og beslutning i årsmøtet. Vi kan ikke se at dette er gjennomført.

«Jakt»:
Et samlet positivt avvik for de tre postene Storvilt, Rype og Harejakt. En nedgang i inntekter Storviltjakt, men en god økning av inntekter for Rypejakt, som er iht. jaktkontrakt (Bøhler). Flere jaktkontrakter skal ut på anbud i år.

Ut i fra jaktstyrets årsmelding for 2016 er det for storviltjakt nevnt at «det rapporteres om økende slaktevekter og en bestand i bedring» etter gjennomførte tiltak og godt samarbeid i Elgregion Nord-Aurdal Vest. Dette lover bra!

«Deling av sameiene» og «Grensegang»:
Det er i regnskapet for 2016 noe høyere utgifter til grensegang ift. budsjett 2016 og regnskapsresultat i 2015. Dette vurderes å ha sammenheng med at det er lagt ned et omfattende arbeid i grensegang, samt at det i perioden er endret godtgjørelse/avlønning for rettsmøter og befaringer, (fra kr 500,- til kr 1.000,-).  Beslutning om endring vurderes å kunne være innenfor styrets forvaltning.
Det er for 2016 ikke foretatt postering på «deling av sameiene», budsjettert kr 90.000.

Da grensegang for de ulike stølslagene nå er kommet langt, og deling av sameiene forventes å være gjennomført i løpet av 2017, vurderer kontrollutvalget det slik at kostnadsbildet er under «kontroll». Med bakgrunn i dette og et regnskapsmessig godt resultat, anser kontrollutvalget det forsvarlig å kunne utbetale utbytte til loddeiere i år.

«Engangsbeløp høystandard»:
Et positivt bidrag til godt resultat for 2016, gjelder Bergateigen og Tisleidalen Hyttegrend (tidligere Brattstøltunet). Tisleidalen Hyttegrend står fortsatt ubetalt/som utestående fordring etter 1. g. purring.

Som nevnt i fjorårets kontrollutvalgsrapport vurderes innkreving av engangsbeløp ved tomtesalg og oppfølging av disse å være tidkrevende for forretningsfører/styret. Det er viktig å påpeke at selger uoppfordret plikter å innbetale avtalt avgift til utmarkslaget innen angitt tidsfrist – iht. Grunneieravtalen.

• Arbeidsplan 2016:
  Med unntak av «avslutte deling av grunneiendommen 9002/2» som iht. årsmelding for 2016 vil blir foretatt i løpet av 2017, er alle punktene i arbeidsplan 2016 gjennomført.
• Oppfølging av punkter fra Kontrollutvalgets rapport for 2015 som ikke er kommentert/fulgt opp:

«Landskapspleie og gjengroing – vedhogst:
Kontrollutvalget foreslår at det blir gjort et felles fremstøt og markedsføring av muligheten for at hytteeiere kan foreta gratis hogst av ved innenfor utmarkslagets område.
Området må tildeles av utmarkslaget/styret og evt. organiseres gjennom dette.
Dette kan i neste omgang begrense kostnadene til utmarkslagets egen landskapspleie.»

«Kommunikasjon og informasjon til utmarkslagets medlemmer/loddeiere:
For å forenkle kommunikasjon med utmarkslagets medlemmer, sikre god informasjonsflyt og redusere arbeid og kostnader for utmarkslaget, foreslår kontrollutvalget at elektronisk kommunikasjon innføres. Dette primært i form av E-post, alternativt SMS for de som ikke har mulighet til å benytte E-post.  Elektronisk kommunikasjon vil trolig ikke kunne erstatte annonsering og annen kommunikasjon i første omgang, men være et godt suplement.
For å få etablert dette kreves det en jobb med innhenting av E-post adresser og mobiltelefonnummer.»

Fagernes, den 31. mars 2017

Alf Edvin Rye                                                                                        Sjur Olav Ødegaard